Follow up – это важный инструмент в бизнес-коммуникации, позволяющий поддерживать связь с клиентами, партнерами и коллегами. Однако не всегда такой ответственный шаг приносит ожидаемые результаты. Часто отправленные follow up-письма остаются без ответа, а желаемое действие собеседника так и не происходит. В данной статье мы рассмотрим, как написать эффективный follow up, чтобы увеличить шансы на получение ответа и достижение поставленных целей.
Главная цель follow up-письма – это продолжить диалог, напомнить о своем предложении или запросе, и показать интерес к собеседнику. Основная ошибка, которую допускают многие люди при написании follow up, – это тот факт, что они пишут слишком много. Слишком длинные и насыщенные подробностями письма редко получают ответ, так как их просто необходимо «распаковать», и на это требуется время и энергия, которых у собеседника может не быть. Поэтому, более эффективным будет короткое и четкое письмо, в котором читателю сразу станет понятно, о чем идет речь, и что от него требуется.
Для того чтобы ваше follow up-письмо было результативным, необходимо также учесть несколько дополнительных моментов. Во-первых, следует установить оптимальное время отправки письма. Не отправляйте follow up слишком рано после предыдущего письма или звонка, чтобы не казаться навязчивым. Однако, также не стоит слишком затягивать с отправкой, чтобы вовремя вспомнить о себе и поддержать интерес собеседника. Во-вторых, при написании письма стоит учесть индивидуальность каждого собеседника. Подумайте о его потребностях и интересах, и попытайтесь преподнести свое предложение или запрос с наиболее выгодной для него стороны.
Раздел 1: Заголовок
Заголовок должен быть кратким и содержательным. Он должен точно передавать основное сообщение или идею текста. Лучшие заголовки захватывают внимание читателя и вызывают его интерес.
Примеры эффективных заголовков:
- 10 способов повысить продуктивность на работе
- Как заработать деньги, работая из дома
- 5 советов по улучшению фотографий смартфоном
Раздел 2: Основные компоненты эффективного follow up
Для того чтобы ваше письмо follow up было эффективным и привело к желаемому результату, необходимо учесть несколько основных компонентов. Ниже представлены ключевые аспекты, которые стоит учесть при написании follow up письма:
1. Тема письма
Очень важно подобрать интересную и информативную тему для вашего follow up письма. Тема должна быть краткой, но содержательной, чтобы привлечь внимание получателя и заинтересовать его открыть письмо.
2. Личное обращение
Обязательно начните ваше письмо follow up с личного обращения к получателю. Используйте его имя или фамилию в приветствии, чтобы создать более дружественную и индивидуальную атмосферу.
3. Напоминание о предыдущей переписке
Не забудьте в начале письма кратко напомнить о предыдущей переписке или встрече, чтобы помочь получателю вспомнить вас и контекст вашего общения.
4. Вежливая и убедительная просьба
Основная цель вашего follow up письма — попросить получателя принять определенные меры или ответить на ваше предложение. Сформулируйте вашу просьбу четко, вежливо и убедительно. Обоснуйте, почему ваше предложение или вопрос важны для получателя и как они могут извлечь пользу из вашей дальнейшей коммуникации.
5. Завершение письма
Не забудьте поблагодарить получателя за его время и внимание, выразить надежду на положительный результат и предложить дальнейшую возможность для обсуждения или действий. Завершите письмо дружелюбным и профессиональным прощанием.
Следуя этим основным компонентам, вы сможете написать эффективное follow up письмо, которое будет привлекать внимание и добиваться желаемых результатов. Имейте в виду, что каждый случай уникален, поэтому адаптируйте эти компоненты в соответствии с вашим конкретным контекстом и целями.
Раздел 3: Полезные советы для написания follow up
Написание follow up письма может быть сложной задачей, особенно когда вам нужны конкретные результаты. Однако, с помощью некоторых полезных советов вы можете увеличить вероятность получения ответа или добиться нужных действий.
Совет 1: Будьте краткими и ясными
Когда пишете follow up письмо, старайтесь быть очень краткими и конкретными. Ваше письмо должно быть понятным и легко читаемым даже на первом взгляде. Используйте краткие предложения и параграфы, чтобы сделать ваше сообщение более удобным для чтения.
Совет 2: Подчеркните свою заинтересованность
Важно показать, что вы заинтересованы в результате или ответе. Вы можете подчеркнуть это, упоминая, насколько важно для вас получить информацию или выполнить определенные действия. Но не забывайте о тоне вашего письма – будьте вежливыми и уважительными.
Совет 3: Дайте дополнительную информацию
Если в первом письме вы не предоставили достаточно информации, вы можете использовать follow up чтобы предоставить больше деталей или ответить на возможные вопросы. Это поможет получателю лучше понять ваше сообщение и принять решение быстрее.
Совет 4: Задайте вопросы
Если вы ждете ответа от получателя, задайте один или два вопроса в follow up письме. Это поможет сфокусировать внимание их на вашем запросе и увеличит вероятность получения ответа.
Совет 5: Укажите следующие шаги
В зависимости от цели вашего follow up письма, может быть полезно указать следующие шаги или дату, до которой вы ожидаете ответа. Это поможет создать чувство срочности и своевременности и, возможно, ускорит процесс.
Совет 6: Не забудьте об орфографии и пунктуации
Не забывайте пройтись по вашему follow up письму для проверки орфографии и пунктуации. Правильно написанное и структурированное письмо выглядит более профессионально и увеличивает вероятность получения ответа.
Следуя этим полезным советам, вы можете написать оптимальное follow up письмо, которое увеличит вероятность получения желаемых результатов. Помните, что тон вашего письма должен быть вежливым и уважительным, а информация – ясной и конкретной. Не забывайте подчеркивать свою заинтересованность и указать следующие шаги в процессе коммуникации.
Наши партнеры:
