Один из самых важных элементов успешного бизнеса — это умение вести эффективную переписку. Но даже при наличии всех необходимых навыков и знаний иногда бывает сложно получить ответ на свое письмо: отправленные запросы или предложения могут оставаться без внимания. Однако наш главный редактор, работающий в сфере коммерческой переписки на протяжении нескольких лет, разработал инструкцию, помогающую повысить шансы на получение ответа.
Исследование показало, что отправка 40 писем привела к 5 ответам и заключению 3 контрактов. Этот результат был достигнут благодаря следованию нескольким ключевым правилам. Во-первых, важно установить контакт с адресатом, указав в сообщении искренний интерес к его деятельности или того, что его предприятие делает. Во-вторых, необходимо быть кратким и информативным: может быть разумным использование ноутбука или компьютера для повышения эффективности и производительности.
Также, возможно полезным упомянуть о своем предыдущем опыте, на котором надежно строить будущие действия. В конце письма следует выразить надежду на будущее сотрудничество и указать доступные контактные данные для связи. Приверженность к этим простым правилам может значительно увеличить шансы на получение положительного ответа и завершение успешной переписки.
Что делать, если из 40 писем получено только 5 ответов?
Нужно анализировать причины низкой отзывчивости и найти способы улучшить результаты. Возможно, письма не достигают целевой аудитории или содержат непривлекательное предложение. Однако, есть несколько эффективных стратегий, которые помогут повысить отклик и получить больше ответов.
1. Обратите внимание на качество контента. Проверьте свои письма на наличие ошибок, убедитесь, что информация интересна и полезна для получателей. Четко сформулируйте предложение и привлеките внимание. Используйте заманчивые заголовки и лаконичный текст, чтобы вызвать интерес.
2. Определите свою целевую аудиторию и достигайте ее. Необходимо убедиться, что письма отправляются на адреса, которые действительно заинтересованы в вашем предложении. Оптимально использовать сегментацию писем и персонализацию контента для каждой группы. Например, можно использовать информацию о предпочтениях и интересах получателей.
3. Повысьте видимость и привлекательность своих писем. Используйте эффективный заголовок, чтобы вызвать интерес и провоцировать открытие письма. Для этого можно использовать эмоциональные слова, запросы и обещания решения проблем. Также, обратите внимание на визуальное оформление письма, использование изображений и кнопок вызова к действию (CTA).
4. Возможно, стоит пересмотреть письма и внести изменения. Анализируйте результаты и отзывы, которые вы получили. Сравните контент и форму писем, которые не получили ответ, с контентом писем, на которые вы получили отклик. Возможно, стоит внести изменения в тему, текст или предложение писем, чтобы они были более привлекательны и интересны для получателей.
5. Не забывайте о фоллов-ап письмах. Если вы не получили ответ на первое письмо, не сдавайтесь. Делайте регулярные нежесткие напоминания о вашем предложении, предлагайте дополнительные бонусы или скидки. Фоллов-ап письма могут повысить шансы на получение ответа и заключение контракта.
Шаг 1: Анализируйте содержание и форму письма
Прежде чем приступить к оценке эффективности вашей почтовой кампании, необходимо провести анализ содержания и формы письма, которое вы отправили. Это поможет вам понять, какие аспекты вашего письма были успешными, а какие можно улучшить.
Сначала рассмотрите содержание письма. Оцените, насколько информация в письме была понятной и полезной для получателя. Проверьте, была ли включена необходимая информация о вашей компании, продукте или услуге. Подумайте о том, какие вопросы могут возникнуть у получателя и были ли они достаточно разъяснены в письме.
Содержание письма
- Оцените ясность и связность информации
- Проверьте наличие необходимых данных о вашей компании, продукте или услуге
- Убедитесь, что все вопросы исключены
- Оцените понятность и полезность информации
Форма письма
После анализа содержания письма, обратите внимание на его форму. Проверьте, насколько письмо было профессионально оформлено и структурировано. Оцените удобство чтения и восприятия письма получателем.
- Оцените внешний вид письма
- Убедитесь, что письмо структурировано и легко читается
- Проверьте наличие контактной информации и призыв к действию
Шаг 2: Персонализируйте свои сообщения
Персонализация важна при отправке почтовых сообщений, особенно, когда речь идет о деловом общении и поиске новых контрактов. Персонализация помогает установить более тесный контакт с получателем и показать ему, что вы действительно заинтересованы в сотрудничестве. Важно уделить время на изучение информации о получателе, чтобы внедрить некоторые детали в свое сообщение.
Это может быть упоминание о предыдущем разговоре или встрече, о каких-то общих интересах или достижениях получателя. Также, полезно исследовать сферу деятельности компании получателя и встраивать в письмо информацию, которая будет иметь значение и пользу для него. Старайтесь быть конкретными и информативными, чтобы позволить получателю понять, что вы знаете о нем и принимаете во внимание его потребности.
Шаг 3: Используйте нейтральный и профессиональный язык
- Избегайте эмоциональных выражений: при общении по электронной почте легко продемонстрировать негативные эмоции, используя слишком яркие выражения и использование заглавных букв (ЧТО БЫЛО НАПИСАНО ТАК, можно воспринимать как крик). Старайтесь выражать свои мысли объективно и спокойно.
- Используйте профессиональный лексикон: избегайте использования неформальных выражений, сленга или арготизмов в своих сообщениях. Постарайтесь выражаться ясно и лаконично, чтобы избежать возможных недоразумений.
- Будьте вежливы: начните письмо с приветствия и благодарности за предоставленную информацию или оказанное сотрудничество. Держитесь приятного и уважительного тона на всем протяжении переписки.
- Избегайте пристыжающих вопросов: не стоит задавать коллегам или партнерам вопросы, которые могут вызвать у них неприятные чувства или вызвать дискомфорт.
Соблюдение этих рекомендаций поможет вам создать эффективное и вежливое впечатление в письмах, что повысит вероятность получения ответов и заключения контрактов. Многие люди ценят профессионализм и уделяют внимание тону, используемому в электронной переписке. Удачи вам в ваших будущих письмах и деловых отношениях!
Наши партнеры:
